Privacy Policy
1. Who we are
Easyfy Services LLC (“Easyfy”, “we”, “us”) provides business automation and AI-assisted messaging services. Our business address is 30 N Gould St, 44714, Sheridan, WY 82801, United States. For privacy requests, contact privacy@easyfyservices.com.
2. Scope and our role
This policy covers visitors to easyfyservices.com, people who contact us, and our prospective and current business customers. When a business customer connects its systems or uses Easyfy AI to communicate with its own personnel or customers, that business normally determines the purposes and means of processing its data; Easyfy processes that information on its instructions, subject to the applicable service agreement and data processing agreement. For our own website, sales, account administration and support activities, Easyfy generally acts as a controller.
3. Information we process
- Contact and account information, including names, business names, business email addresses, telephone numbers and communications.
- WhatsApp messages and associated metadata, such as sender number, message timestamps and conversation identifiers, when the messaging service is enabled.
- Information a customer authorizes us to retrieve or process through connected tools such as Holded, potentially including invoices, estimates, customer and supplier records, transaction details and support requests.
- Technical and security information necessary to operate and protect the website and services, such as IP addresses, device/browser information and error logs.
- Commercial and billing records relating to our services.
Please do not send passwords, payment-card credentials, government identification documents or other highly sensitive information through the assistant unless we have explicitly agreed on a secure, appropriate process.
4. Why we use information
We use information to respond to enquiries, provide and configure requested services, route messages to the correct customer account, retrieve authorized business information, generate responses and support tickets, maintain security, troubleshoot, administer customer relationships, comply with legal obligations and improve service reliability. We do not use a customer's connected business data to serve advertising.
5. Legal bases for processing
Where the GDPR or UK GDPR applies and Easyfy acts as a controller, our legal bases may include steps requested before entering a contract, performance of a contract, compliance with legal obligations, legitimate interests in secure operations and responding to business enquiries, and consent where required. When Easyfy acts as a processor, the business customer is responsible for identifying its applicable legal basis and providing appropriate notices.
6. AI and connected service providers
Depending on the configuration agreed with a customer, information may be transmitted to Meta/WhatsApp for business messaging, Anthropic (Claude) for AI-assisted responses, Make for workflow automation, Holded for authorized accounting/business integrations, and providers of hosting, email, support-ticket storage and security services. Each provider processes information under its own applicable terms and the arrangements we establish. AI-generated outputs can be incomplete or incorrect and should be reviewed before important business decisions. We do not represent that all integrations are available to every customer.
7. Sharing and international transfers
We share information with authorized service providers as needed to deliver the services, with the relevant business customer, and when legally required. Easyfy is established in the United States and services may involve processing outside the country where a person is located. Where required by applicable law, we will put appropriate international-transfer safeguards in place, including contractual measures where suitable. Customers should review the location and terms of their selected integrations.
8. Retention and security
We retain information only for as long as reasonably necessary for the relevant purpose, the customer agreement, applicable legal requirements, dispute resolution and security. Retention periods depend on the type of information and the customer's configuration; customers may request details of their applicable retention arrangements. We apply reasonable organizational and technical safeguards, including access controls and separation of customer connections, but no service can guarantee absolute security.
9. Your choices and rights
Depending on applicable law, you may request access, correction, deletion, restriction, portability or objection to certain processing, and withdraw consent where consent is the basis. Contact privacy@easyfyservices.com. If your request concerns information processed for one of our business customers, we may refer you to that customer or assist it in responding. You may also have the right to complain to a relevant data protection authority.
10. Website technologies
Our website may use strictly necessary technical storage and security features. If we introduce optional analytics, advertising cookies or similar technologies, we will update our disclosures and obtain consent where required before enabling them.
11. Children
Our services are intended for businesses and are not directed to children. We do not knowingly solicit children's personal information.
12. Changes and contact
We may revise this policy as our services evolve. Material changes will be communicated where required. Questions or requests: privacy@easyfyservices.com.
Política de privacidad
1. Quiénes somos
Easyfy Services LLC («Easyfy», «nosotros») ofrece servicios de automatización empresarial y mensajería asistida por inteligencia artificial. Domicilio: 30 N Gould St, 44714, Sheridan, WY 82801, Estados Unidos. Contacto de privacidad: privacy@easyfyservices.com.
2. Alcance y función
Esta política se aplica a visitantes de easyfyservices.com, personas que nos contactan y clientes empresariales actuales o potenciales. Cuando una empresa conecta sus sistemas o utiliza Easyfy AI para atender a sus usuarios, normalmente dicha empresa determina los fines y medios del tratamiento y Easyfy actúa siguiendo sus instrucciones, de acuerdo con el contrato y el acuerdo de tratamiento de datos aplicables. Para nuestra web, actividad comercial, administración y soporte, Easyfy actúa generalmente como responsable del tratamiento.
3. Datos tratados
- Datos de contacto y cuenta: nombre, empresa, correo profesional, teléfono y comunicaciones.
- Mensajes de WhatsApp y metadatos asociados, como número remitente, fechas e identificadores de conversación, cuando se habilite el servicio.
- Información que el cliente autorice a consultar o procesar mediante herramientas conectadas como Holded, incluidas facturas, presupuestos, registros de clientes y proveedores, operaciones e incidencias.
- Datos técnicos y de seguridad necesarios para operar y proteger la web y los servicios, como direcciones IP, navegador y registros de errores.
- Información comercial y de facturación de nuestros servicios.
No envíes contraseñas, datos completos de tarjetas, documentos de identidad u otra información especialmente sensible al asistente salvo que se haya acordado expresamente un procedimiento seguro y adecuado.
4. Finalidades
Tratamos información para responder consultas, prestar y configurar servicios solicitados, asociar mensajes a la cuenta empresarial correcta, consultar información autorizada, generar respuestas e incidencias, proteger los sistemas, resolver errores, gestionar relaciones comerciales, cumplir obligaciones legales y mejorar la fiabilidad. No utilizamos los datos empresariales conectados de los clientes para mostrar publicidad.
5. Bases jurídicas
Cuando se aplica el RGPD y Easyfy actúa como responsable, las bases jurídicas pueden incluir medidas precontractuales, ejecución contractual, cumplimiento de obligaciones legales, intereses legítimos de seguridad y atención a consultas empresariales, y consentimiento cuando proceda. Cuando Easyfy actúa como encargado, corresponde al cliente empresarial determinar su base jurídica e informar a los interesados.
6. IA y proveedores conectados
Según la configuración contratada, la información puede transmitirse a Meta/WhatsApp para mensajería empresarial, Anthropic (Claude) para generar respuestas asistidas por IA, Make para automatizaciones, Holded para integraciones empresariales autorizadas y proveedores de alojamiento, correo, almacenamiento de incidencias y seguridad. Cada proveedor trata datos conforme a sus condiciones aplicables y los acuerdos establecidos. Las respuestas de IA pueden contener errores y deben verificarse antes de decisiones empresariales relevantes. No todas las integraciones estarán disponibles para todos los clientes.
7. Destinatarios y transferencias internacionales
Compartimos datos con proveedores autorizados cuando sea necesario para prestar el servicio, con el cliente empresarial correspondiente y cuando exista una obligación legal. Easyfy está establecida en Estados Unidos y puede existir tratamiento fuera del país del interesado. Cuando lo exija la normativa aplicable, estableceremos garantías adecuadas para transferencias internacionales, incluidas medidas contractuales cuando corresponda. Los clientes deben revisar las condiciones y ubicaciones de sus integraciones.
8. Conservación y seguridad
Conservamos la información durante el tiempo razonablemente necesario para cada finalidad, según el contrato del cliente, las obligaciones legales, la resolución de controversias y la seguridad. Los plazos dependen del tipo de datos y de la configuración contratada; el cliente puede solicitar información sobre los plazos aplicables. Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables, como controles de acceso y separación de conexiones de clientes, aunque ningún sistema garantiza seguridad absoluta.
9. Derechos
Según la normativa aplicable, puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición a determinados tratamientos, así como retirar el consentimiento cuando corresponda. Escribe a privacy@easyfyservices.com. Si los datos son tratados por cuenta de un cliente empresarial, podremos remitirte a él o ayudarle a responder. También puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos competente.
10. Tecnologías de la web
La web puede utilizar almacenamiento técnico estrictamente necesario y funciones de seguridad. Si incorporamos analítica opcional, publicidad o tecnologías similares, actualizaremos la información y solicitaremos consentimiento cuando sea obligatorio.
11. Menores
Los servicios están dirigidos a empresas y no a menores. No solicitamos deliberadamente datos personales de menores.
12. Cambios y contacto
Podemos modificar esta política cuando evolucionen nuestros servicios y comunicaremos los cambios relevantes cuando proceda. Contacto: privacy@easyfyservices.com.